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A. データでの保存は可能です。

使用者は労働者名簿・賃金台帳・その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存※しなければなりません。(労基法109条) 雇用契約書(または労働条件通知書)もその重要書類の一つです。

これらの書類はデータで保存することも認められています。

※参照法令「民間事業者が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」

・また、労働者名簿はエクセルデータでの保存も可能です。

⇒労基法107条には、「各労働者」について調整することとありますが、必要記載事項を満たしていれば特に決まった様式である必要はなく、エクセル表での一元管理も可能です。様式集にある形式により1人1枚調整する必要はありません。

・労働者名簿と賃金台帳の合併調整も可能です。(労基法施行規則55条の2)

⇒ですので、給与ソフト等に法定の必要事項を入力していつでも労働者名簿や賃金台帳として取り出せるようにしておけば、データで一元管理することが出来ます。

※3年保存の起算日については次の通りです。(労基法施行規則56条)

書類 起算日
労働者名簿 労働者の死亡、退職又は解雇の日
賃金台帳 最後の記入をした日
雇入れ、退職に関する書類 労働者の退職又は死亡の日
災害補償に関する書類 災害補償を終わった日
労働関係に関する重要な書類 その完結の日